業務改善は業務の整理から


ITの相談で「今アナログだからIT化したい」というお話をよく耳にしますが、ご相談をいただいたあと、「すぐにこのツールを使ったらいいですよ。」となることは、ほとんどありません。

まずは、業務を整理することが必要です。

業務を整理する方法はいろいろあると思うのですが、最近の例では、業務の流れとデータの流れを図にして整理しました。

ちなみに、整理することは何も難しくありません。ITに詳しくない方でも業務やデータの流れをまとめることはできるので、よかったらやってみてくださいね。

業務の流れをまとめる方法としては、誰がどういうデータをどうしたのか?というのが図で分かるようにまとめられていればOKです。文章で長々と書くよりも、A3の用紙とかにまとめられていた方が一目で理解できます。

データの流れとしては、全ての項目がどこから来たのか?どう活用されるのか?などが分かるようになっていればOKです。例えば、製造依頼書をもらって見積もりを返すという業務の場合、製造依頼書には日付、作るもの、個数、納期などが書いてありますね。そして、それに対する見積もりとしては、製造依頼書の項目に加え、単価や見積もり金額が追加されます。業務ではもっと多くの種類のデータが存在すると思いますが、これらの項目を漏れなく洗い出し、それぞれのデータ形式や、データがどこから来たのかを一覧でまとめてみてください。

このような形で、業務やデータの情報がまとめられてあると、IT化に頼らなくてもある程度業務改善できますし、ITを導入するにしてもスムーズに進められます。

とは言え、なかなかやってみると難しいときもあると思いますので、もしサポートが欲しい場合は当事務所までお気軽にお問い合わせください。